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如果您正在思考從關(guān)注產(chǎn)品和服務(wù)的傳統型企業(yè)，轉型為關(guān)注人的創(chuàng )新與高效溝通的社會(huì )化企業(yè)，用友辦公自動(dòng)化系統可以幫助您通過(guò)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，建立一張高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現移動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機制，為員工提供一個(gè)即時(shí)有效的信息交流管道，為領(lǐng)導提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監督手段，從而實(shí)現辦公現代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò )化和人性化管理。
客戶(hù)需求
制度的規范與執行得不到保障
診斷：審批周期長(cháng)，業(yè)務(wù)停滯，特事特辦越來(lái)越多，制度流于形式，其管理難點(diǎn)是：
1. 常常因中間環(huán)節的延誤，如常常因為管理層的出差，導致工作的停頓
2. 積攢的工作變成不得不立即處理的緊急事務(wù)
3. 打破常規的特事特辦違章處理情況大大增加
業(yè)務(wù)的溝通和協(xié)作不順暢，導致延誤，效率下降
診斷：診斷：部門(mén)之間相互推諉扯皮，工作效率下降，組織管理成本上升，其管理難點(diǎn)是：
1. 企業(yè)在涉及到跨部門(mén)協(xié)作的時(shí)候，經(jīng)常會(huì )因為某一個(gè)或多個(gè)部門(mén)的原因而導致工作的延誤
2. 追查的過(guò)程中，部門(mén)之間大多數情況下是相互推諉，推卸責任
對下級的過(guò)程監控不到位，信息多級傳遞失真
診斷：信息多級傳遞失真，過(guò)程缺乏跟蹤和監督，事情的處理結果事與愿違：
1． 無(wú)法做到對下級任務(wù)執行過(guò)程的全程監控
2． 無(wú)法及時(shí)糾正錯誤并進(jìn)行催辦和督辦
3． 上級交辦的任務(wù)沒(méi)有被及時(shí)正確的執行功率
知識的收集、整理與共享困難，員工的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)提升緩慢
診斷：重要有價(jià)值資料的丟失，知識查找困難，不易共享學(xué)習，降低企業(yè)核心競爭能力：
1． 員工的正常流動(dòng)對公司來(lái)說(shuō)是很正常的事情，但如果沒(méi)有統一的知識管理平臺，關(guān)鍵崗位員工的流失會(huì )給企業(yè)造成不可估量的損失
2． 存在這些員工電腦中和個(gè)人文件柜中的大量有價(jià)值的客戶(hù)資料和重要信息會(huì )隨著(zhù)他們的離去而丟失
時(shí)間和計劃的管理不到位，員工的執行能力降低，協(xié)作信息缺乏透明度
診斷：工作效率下降，重要事情被疏忽，損失難以彌補：
1． 員工執行能力欠缺
2． 協(xié)作信息嚴重缺乏透明度
3． 時(shí)間沖突，全組織的工作效率非常低
辦公資源管理不妥善，資源利用率低，辦公成本高
診斷：資源閑置浪費，資源使用沖突，企業(yè)運營(yíng)成本過(guò)高，這些問(wèn)題是：
1． 不能及時(shí)、準確提供企業(yè)內部現有的資源使用狀況
2． 企業(yè)各種資源的調動(dòng)、使用記錄得不到透明化和嚴格控制；
3． 資源的利用率底下
4． 企業(yè)固定資產(chǎn)和管理費用的開(kāi)支很高
5． 辦公成本很高常低
應用價(jià)值
過(guò)程控制，規范管理
幫助企業(yè)通過(guò)“表單+流程”的方式實(shí)現制度落地，實(shí)現上級對下級的過(guò)程監督和結果控制，提高管理能見(jiàn)度；隨機協(xié)作過(guò)程、結果可視化、提高授權協(xié)作有效性；是組織級體系化管理手段的實(shí)施平臺。
敏捷組織，快速響應
通過(guò)協(xié)同與郵件打通等手段，把外部信息的響應轉化為內部協(xié)同，減少信息衰減；由下而上的信息呈報，縮短信息對稱(chēng)時(shí)間、過(guò)程；隨需應變組建“跨部門(mén)”的動(dòng)態(tài)項目團隊；實(shí)現流程集成，內部流程處理結果轉化為向下的反饋和對外部及時(shí)響應；移動(dòng)協(xié)同，實(shí)時(shí)審批、處理。
整合系統，輔助業(yè)務(wù)溝通、協(xié)作和決策
作為管理層以及全部組織成員的日常溝通和協(xié)作平臺，通過(guò)單點(diǎn)登錄關(guān)聯(lián)其他應用，避免不同系統的多次登錄；與 ERP 等其他業(yè)務(wù)系統實(shí)現數據級的整合應用，完成同一個(gè)業(yè)務(wù)流程的各節點(diǎn)之間的信息對稱(chēng)和輔助決策審批流程的支持，實(shí)現管理層在協(xié)同辦公中對 ERP流程的審批，滿(mǎn)足組織對現有業(yè)務(wù)系統相整合的擴展性需要，提升個(gè)人工作效率和減低組織管理成本。
改善溝通，共享知識，促進(jìn)文化建設
知識、經(jīng)驗、過(guò)程等信息集中存儲、共享、統一管理；根據內容授權學(xué)習，方便、靈活。以協(xié)同、在線(xiàn)消息等功能打破溝通的時(shí)空局限性，擴展溝通手段。利用公告、新聞、調查功能采集大面積反饋。通過(guò)開(kāi)設管理主題論壇，、增強組織成員參與的興趣、加強溝通、輔助完成文化建設。
有效減少運營(yíng)成本：實(shí)現無(wú)紙化辦公，節約會(huì )議成本
大大降低通訊費用；提升單兵效率，有效抑制人力數量增長(cháng)。
關(guān)鍵特性
協(xié)同辦公管理能完成日常的行政辦公、審批和管理等工作，同時(shí)也是一個(gè)應用集成平臺和統一的門(mén)戶(hù)，實(shí)現多種業(yè)務(wù)系統的單點(diǎn)登錄和業(yè)務(wù)集成，企業(yè)內部各單位、部門(mén)、組群、員工之間，包括與外部供應商、外協(xié)廠(chǎng)、分銷(xiāo)商、客戶(hù)能超越組織、地理、時(shí)空界限，進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，適合領(lǐng)導決策把控、中層執行和全員辦公應用。
診斷問(wèn)題：如何提高市場(chǎng)反應速度?
對策一：郵件轉內部協(xié)同
把郵件等外部信息轉化為內部的協(xié)同，實(shí)現內外信息的快速交互。
對策二：按業(yè)務(wù)設流程周期
對于任務(wù)、協(xié)作、審批等流程、關(guān)鍵節點(diǎn)進(jìn)行周期設置，保證快速響應。
對策三：定制信息收集模板
把信息搜集和反饋的內容，通過(guò)定制表單模板固定化。
診斷問(wèn)題：如何保證訂單的準時(shí)交付？
對策一：公告和新聞
及時(shí)的發(fā)布和查閱公司的各種新聞、規章制度、通知和活動(dòng)安排等相關(guān)信息。
對策二：網(wǎng)絡(luò )調查
通過(guò)發(fā)起調查，在企業(yè)范圍內廣泛進(jìn)行民意搜集，協(xié)助企業(yè)了解企業(yè)、員工真實(shí)情況，為高層決策系統提供真實(shí)的信息。
診斷問(wèn)題：如何在企業(yè)內部進(jìn)行即時(shí)交流？
對策一：企業(yè)的即時(shí)通訊工具—UTU
可以實(shí)現企業(yè)內部人員的實(shí)時(shí)溝通、交流，可以支持單人會(huì )話(huà)、多人會(huì )話(huà)、文件傳輸、群組協(xié)作、截屏插圖等。
對策二：共享U8AIO的消息及任務(wù)
UTU可搭建在 U8 All-in-One基礎之上 ，用戶(hù)在UTU中可以接收來(lái)自U8、CRM、PLM的系統消息，實(shí)時(shí)共享預警、業(yè)務(wù)通知、工作流任務(wù)的審批等消息及工作任務(wù)。
對策三：支持多形式的業(yè)務(wù)通知
用戶(hù)在業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中，可以通過(guò)UTU/門(mén)戶(hù)/手機/郵件四種方式通知到相關(guān)的人員，比如業(yè)務(wù)主管在查看審批后的訂單后，可以即時(shí)給客戶(hù)發(fā)郵件并攜帶訂單附件，業(yè)務(wù)主管可以把有問(wèn)題的訂單鎖定后通知給生產(chǎn)人員、業(yè)務(wù)員等等。
對策四：豐富的業(yè)務(wù)對接
UTU提供標準接口，可與企業(yè)其他各種業(yè)務(wù)系統進(jìn)行對接，除了能夠獲取與其集成的第三方系統的用戶(hù)組織外，還支持用戶(hù)自建，實(shí)現企業(yè)內人員與客戶(hù)、供應商等相關(guān)外部人員的實(shí)時(shí)溝通。
診斷問(wèn)題：如何實(shí)現OA與ERP的整合？
對策一：表單直接生成憑證
通過(guò)設置對應的科目和憑證定義，審批后的表單直接轉化成ERP中的記賬憑證
對策二：消息共享
通過(guò)整合人員組織等基礎數據以及消息推送機制，門(mén)戶(hù)消息、待辦任務(wù)、預警信息可以共享，及時(shí)的進(jìn)行業(yè)務(wù)預警和提醒
成功案例
天津郁美凈集團以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系列化妝品而享譽(yù)全國，是一個(gè)集化妝品研發(fā)、彩色印刷、香精香料、設備制造等于一體的現代化企業(yè)集團，也是一個(gè)低碳生態(tài)綠色企業(yè)和完全擁有自主知識產(chǎn)權的現代企業(yè)。旗下?lián)碛杏裘纼?、郁嬰坊、漢草香妍等自主品牌列入全國化妝品行業(yè)十強，取得300多項國家專(zhuān)利，享有中國商標、中國****產(chǎn)品、消費者信得過(guò)產(chǎn)品等榮譽(yù)，并獲得中國化妝品****影響力品牌的稱(chēng)號。
天津市金郁華商貿有限公司是郁美凈集團旗下全資子公司，全面負責郁美凈集團生產(chǎn)的三大品牌化妝品，負責面向全國銷(xiāo)售及出口業(yè)務(wù)。金郁華商貿有限公司下設十四家商貿子公司，在全國建立了十二個(gè)辦事處，擁有一支近千人的精干優(yōu)秀的銷(xiāo)售團隊。 診斷問(wèn)題
1、異地辦公管理：金郁華商貿組織架構相對水平化，人員分散各地，日常辦公無(wú)在線(xiàn)系統支撐，缺乏信息溝通及共享平臺。另外，由于大部分業(yè)務(wù)員常年在外，企業(yè)文化傳遞沒(méi)有好的載體，員工缺乏歸屬感。
2、業(yè)務(wù)員費用管理：業(yè)務(wù)員遍及全國各地，費用申請及填報均通過(guò)紙質(zhì)手工操作、依靠傳真等傳統方式進(jìn)行審批操作。效率、真實(shí)性均無(wú)法保證。
3、核心運營(yíng)流程審批：日用化妝品的市場(chǎng)競爭較為激烈，各種促銷(xiāo)活動(dòng)，價(jià)格調整比較頻繁。傳統模式下各地通過(guò)傳真上報，無(wú)法根據市??需求快速做出響應，周期長(cháng)、可追溯性差。金郁華商貿提出，不強求將企業(yè)內部辦公流程全盤(pán)無(wú)紙化，而是決定采用80-20的法則，將制約企業(yè)效率的遠程審批、跨業(yè)務(wù)部門(mén)審批的核心流程進(jìn)行在線(xiàn)審批。 診斷方案
1、建立集中管控的費用管理平臺
通過(guò)信息化工具，解決目前銷(xiāo)售管理中費用申報不規范、不及時(shí)、費用報銷(xiāo)周期長(cháng)的難題，通過(guò)信息化系統實(shí)現申報制度化、審批快速化、準確化的管理要求。
2、建立統一的信息資源管控平臺
通過(guò)信息門(mén)戶(hù)及文檔管理機制，建立完善的規章制度和文檔管理流程，規范內部公文、通知、公告的發(fā)布，構建高效統一的信息資源管控平臺。提高查看的及時(shí)性及簡(jiǎn)便性，保證信息的安全、準確及可追溯。
3、建立員工自助工作平臺
滿(mǎn)足各業(yè)務(wù)部、各部門(mén)全體人員使用系統在線(xiàn)辦公的需要，，形成全員的個(gè)人辦公處理桌面，集個(gè)人待辦工作處理、常用文檔查看、流程快速發(fā)起與一體的自助辦公平臺。通過(guò)IM工具進(jìn)行公司內的即時(shí)信息交流。
應用效果
費用管理、立項管理更加規范
審批流程更加規范化，同時(shí)流程在線(xiàn)審批后，能將流程設置不合理的環(huán)節進(jìn)行放大，進(jìn)而為流程優(yōu)化提供依據。
立項審批效率較大提高
通過(guò)OA系統及時(shí)進(jìn)行在線(xiàn)審批，立項效率提高，意味著(zhù)響應市場(chǎng)的能力提高，在激烈的市場(chǎng)競爭中獲得優(yōu)勢。
文檔管理更規范
文檔管理是企業(yè)知識管理的基礎，通過(guò)文檔管理逐步打通企業(yè)內部學(xué)習的壁壘。
內部溝通高效、便捷
審批留痕，節約成本，不再扯皮。
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